El formulario de contacto es el punto de entrada de casi todas las familias. Y casi siempre cae en uno de dos extremos: demasiado largo (pide cosas que todavía no hacen falta y la familia abandona) o demasiado descuidado (sin información legal, con casillas mal planteadas o con datos que no debería estar recogiendo). Puedes tener un formulario corto y conforme al RGPD.
Esta guía es orientativa y no sustituye al asesoramiento jurídico: valida los textos finales con tu delegado de protección de datos o tu asesor.
Principio base: pide solo lo necesario para el siguiente paso
El RGPD exige minimización: recoger únicamente los datos adecuados y necesarios para la finalidad. En un primer contacto la finalidad es responder a la familia y proponerle una visita. Para eso no necesitas su DNI ni la situación familiar. Y desde el punto de vista comercial, cada campo extra es una razón más para abandonar.
Campos recomendados en el primer contacto
- Nombre y apellidos del padre, madre o tutor.
- Correo electrónico y/o teléfono (uno obligatorio, el otro opcional).
- Curso o etapa de interés y, si hay varios centros, centro.
- Mensaje (opcional): qué quiere saber.
- Cómo nos conociste (opcional): te da el canal de origen sin esfuerzo para la familia.
Del menor, normalmente basta con el curso de interés. El nombre o la fecha de nacimiento pueden pedirse más adelante, cuando haya una solicitud real.
Qué evitar pedir al principio
- DNI/NIE, número de cuenta o cualquier documento de identidad.
- Datos de salud, necesidades educativas, religión, situación económica o familiar, origen. Son datos especialmente sensibles y solo deben tratarse cuando sean imprescindibles, con la base legal adecuada y las garantías correspondientes (por ejemplo, durante la matrícula).
- Fotografías o datos de otros miembros de la familia.
- Campos «por si acaso» que nadie va a usar.
La información legal: por capas
El RGPD obliga a informar en el momento de recoger los datos. La fórmula habitual es la información por capas:
- Primera capa, visible junto al botón de envío, en pocas líneas: quién es el responsable, para qué se usan los datos, la base legal, si se comunican a terceros y cómo ejercer los derechos.
- Segunda capa: un enlace a tu política de privacidad completa.
Un ejemplo de primera capa: «Responsable: [Centro]. Finalidad: atender tu solicitud de información y, si lo deseas, concertar una visita. Base legal: aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado. Destinatarios: no se ceden a terceros salvo obligación legal. Derechos: acceso, rectificación, supresión y otros, escribiendo a [correo]. Más información en la política de privacidad.»
Consentimiento: qué es obligatorio y qué no
- Responder a la consulta no requiere el consentimiento de marketing: la familia ha pedido información y tratas sus datos para atenderla (medidas precontractuales). Lo importante es informar bien; una casilla de «he leído la política de privacidad» sirve como constancia de que se informó, pero no es un consentimiento comercial.
- Enviar comunicaciones comerciales posteriores (newsletters, campañas, promociones) sí requiere un consentimiento aparte, libre, específico e informado, con una casilla sin marcar de antemano y separada de la aceptación de la política. Si la familia no la marca, puedes seguir atendiendo su consulta, pero no enviarle marketing. Lo desarrollamos en email marketing para colegios.
- Nada de casillas premarcadas ni de un único «acepto todo» que mezcle finalidades.
Menores
El formulario debe dirigirse a padres, madres o tutores, no al menor. En España, el consentimiento del propio menor para el tratamiento de sus datos solo es válido a partir de los 14 años; por debajo, lo prestan los titulares de la patria potestad. En un formulario de admisiones lo habitual es que sea la familia quien facilita los datos del menor, así que formula los textos en ese sentido («los datos del menor que facilitas...»).
Protección frente a spam y abuso
Un formulario público atrae envíos automáticos. Usa una protección no intrusiva (un captcha invisible o una prueba tipo Turnstile) y valida el correo. Evita los captchas de imágenes difíciles: espantan a familias reales.
Cuánto tiempo conservar los datos
Define y publica un plazo. Una práctica razonable es conservar las consultas que no derivan en matrícula durante el tiempo necesario para el proceso de admisión en curso y suprimirlas o anonimizarlas después, salvo que la familia haya consentido seguir recibiendo información. Cada centro debe fijar su criterio con su asesor y reflejarlo en el registro de actividades de tratamiento.
Checklist rápido
- El formulario cabe en una pantalla de móvil.
- Solo hay datos necesarios para responder.
- La primera capa informativa está visible y enlaza a la política completa.
- La casilla de marketing está separada y sin marcar.
- No hay datos sensibles en el primer contacto.
- Hay protección antispam no intrusiva.
- Existe un plazo de conservación definido.
Cómo lo resuelve Aulaspot
Los formularios de Aulaspot se publican en tu web o en un enlace, permiten una casilla de consentimiento de marketing independiente y sin marcar, y crean la ficha de la familia en tu pipeline con su canal de origen. Para el marco general, consulta nuestra guía de RGPD para Centros Educativos.