Casi todos los colegios saben cuántas matrículas cerraron al final del curso. Muy pocos saben qué pasó por el camino: cuántas familias preguntaron, cuántas visitaron, en qué punto se perdieron y por qué canal llegaron las que sí matricularon. Sin esos números, cada decisión (¿hacemos otra jornada de puertas abiertas?, ¿invertimos en buscadores?, ¿contratamos a alguien para admisiones?) se toma por intuición.
La buena noticia: no necesitas cuarenta métricas. Con diez indicadores bien definidos y revisados cada mes tienes una imagen fiel de tu proceso de admisiones.
Tres reglas antes de empezar
- Mide por curso de admisión. Las consultas para el curso 2027-2028 no se mezclan con las del actual. Cada curso es una cohorte con su propio calendario.
- Mide por centro y por etapa educativa. Un promedio de toda la institución esconde que Infantil va muy bien y Bachillerato no.
- Mide el proceso, no solo el resultado. La matrícula es el último paso; los indicadores que más te permiten actuar están antes.
Los 10 indicadores
1. Consultas nuevas por semana (y por canal)
Cuántas familias nuevas piden información. Es tu volumen de entrada y el indicador más sensible a la estacionalidad: sube tras las jornadas de puertas abiertas y las campañas. Anótalo por canal (web, teléfono, WhatsApp, referidos, ferias) para saber de dónde viene.
2. Tiempo de primera respuesta
Horas (o minutos) entre que la familia escribe y recibe una respuesta de una persona. Es el indicador con más margen de mejora en casi todos los centros y el que más pesa en la decisión de la familia. Si quieres profundizar, lo explicamos en por qué el tiempo de respuesta decide si una familia matricula.
3. Tasa de contacto
Fórmula: familias con las que has hablado ÷ consultas recibidas. Enviar un correo no cuenta: cuenta la conversación (llamada, WhatsApp respondido, visita). Una tasa de contacto baja suele significar consultas que se quedan en un buzón sin dueño.
4. Visitas agendadas
Fórmula: visitas reservadas ÷ consultas. La visita es el momento en que la familia deja de comparar webs y empieza a imaginarse en tu centro. Mide cuántas consultas llegan a reservar una.
5. Asistencia a visitas
Fórmula: familias que acuden ÷ visitas agendadas. Si es baja, el problema no es de interés sino de seguimiento: casi siempre se arregla con recordatorios bien puestos.
6. Solicitudes tras la visita
Fórmula: familias que piden plaza o entregan documentación ÷ familias que visitaron. Te dice si lo que enseñas en la visita convence y si la propuesta de siguiente paso es clara.
7. Tasa de matrícula
Mídela de dos formas: matrículas ÷ consultas (la conversión global) y matrículas ÷ solicitudes (cuántas de las que piden plaza acaban matriculando). La primera evalúa todo el embudo; la segunda, la parte final.
8. Matrículas por canal
Cuántas matrículas llegaron de cada origen. Si además sabes cuánto cuesta cada canal (publicidad, ferias, tiempo del equipo), puedes calcular el coste por matrícula. Muchos centros descubren que su canal más visible no es el que más matrículas produce.
9. Tiempo de ciclo y familias estancadas
Días desde la primera consulta hasta la matrícula, y cuántas familias llevan más de X días sin actividad (define X, por ejemplo 10 o 15 días). Las familias estancadas son oportunidades que aún se pueden recuperar; mira las señales de que estás perdiendo matrículas para actuar a tiempo.
10. Ocupación y plazas libres por curso
Plazas ocupadas, reservadas y libres por curso y por centro. Es el indicador que conecta admisiones con la capacidad real: dónde conviene reforzar la captación y dónde ya tienes lista de espera. Lo desarrollamos en ocupación de plazas en tiempo real.
Un ejemplo con números (ilustrativo)
Imagina un centro con 200 consultas para un curso. Habló con 140 familias (70 % de contacto), 70 reservaron visita, 56 acudieron (80 % de asistencia), 34 pidieron plaza y 25 matricularon: una conversión global del 12,5 %.
Ahora supón que mejoras solo el primer tramo y pasas del 70 % al 85 % de contacto, manteniendo igual el resto de porcentajes. Hablarías con 170 familias y, con las mismas tasas por etapa, saldrían unas 30 matrículas en lugar de 25. Una mejora pequeña al principio del embudo se multiplica hasta el final, y por eso los indicadores 2 y 3 son los primeros que conviene vigilar.
Los números son inventados para ilustrar el cálculo; los tuyos serán otros, pero el método es el mismo.
Cada cuánto revisarlos
- Cada semana: consultas nuevas, tiempo de primera respuesta, tasa de contacto y familias estancadas.
- Cada mes: los diez, comparados con el mismo mes del curso anterior.
- Al cerrar el curso de admisión: matrículas por canal y coste por matrícula, para decidir el presupuesto del siguiente.
Medirlos sin hojas de cálculo
Calcular todo esto a mano exige que cada consulta esté registrada con su canal, su etapa y sus fechas. Si el proceso vive repartido entre correos, móviles y una hoja de cálculo, el cálculo es lento y poco fiable. En Aulaspot cada familia pasa por las etapas de tu pipeline y el Dashboard muestra la conversión, las familias en pipeline y el objetivo de matrículas del mes; el módulo de Métricas reparte las consultas por canal, etapa y puntuación, y los Informes incluyen plantillas (ejecutivo, captación, riesgo de fuga, ocupación) pensadas para la dirección. Para entender cómo se organiza el proceso por etapas, lee qué es un pipeline de admisiones.