La jornada de puertas abiertas es el mejor escaparate que tiene un colegio: la familia ve las aulas, conoce al equipo y percibe el ambiente, tres cosas que ninguna web puede transmitir igual. Pero una jornada bien llena no equivale a matrículas. Lo que decide el resultado es cómo se prepara, qué ocurre durante la visita y, sobre todo, qué haces las 48 horas siguientes.
Antes de nada: define el objetivo
«Que venga mucha gente» no es un objetivo. Algo mejor: «conseguir 60 familias inscritas, que acudan 45 y que al menos 15 pidan plaza o entrevista en los siete días siguientes». Con una cifra por delante sabrás después si la jornada funcionó.
Cuándo hacerla
El calendario depende del tipo de centro y de la comunidad autónoma. Como regla general, haz la jornada con margen antes del periodo de admisión o matrícula, para que las familias tengan tiempo de decidir y de visitar otros centros. Evita coincidir con fechas muy cargadas del colegio (evaluaciones, festividades) y valora ofrecer dos fechas, una entre semana por la tarde y otra en sábado.
Formato: jornada abierta o visitas con cita
- Jornada abierta: muchas familias a la vez, ambiente de evento, más visibilidad.
- Visitas con cita: grupos pequeños, más atención por familia, mejor para conversar.
- Mixto (recomendado): jornada con inscripción previa y franjas horarias por grupos. Sabes cuántos vienen, repartes el aforo y recoges sus datos de antemano.
Cuatro semanas antes
- Fija fecha, franjas y aforo máximo.
- Crea un formulario de inscripción corto (nombre, correo o teléfono, curso de interés y franja). Cuantos menos campos, más inscritos. Consulta qué datos pedir en nuestra guía del formulario de admisión y el RGPD.
- Anúncialo en tu web, en redes, por correo a las familias que ya consultaron y en las comunidades locales.
- Reparte roles: quién recibe, quién guía cada grupo, quién resuelve dudas de precios y proceso, quién atiende a las familias que llegan sin inscripción.
Una semana antes y el día anterior
Envía un recordatorio con día, hora, lugar, cómo llegar, dónde aparcar y cómo cambiar la inscripción. Es el paso que más reduce las ausencias, y lo detallamos en cómo reducir las ausencias en tus jornadas de puertas abiertas.
Durante la jornada
- Recorrido en grupos pequeños, con paradas pensadas: aula, patio, comedor, espacios que te diferencien.
- Docentes y alumnos reales que cuenten su día a día. Es más creíble que cualquier presentación.
- Registro sin papel: un QR a un formulario o una tablet en recepción. Los datos que se apuntan a mano se pierden o se descifran mal.
- Una pregunta de cierre a cada familia: «¿Os gustaría reservar ahora una entrevista con la dirección?». Quien dice que sí ya tiene el siguiente paso en la agenda.
- Que cada familia salga con un contacto con nombre: «Si tenéis cualquier duda, escribidme a mí».
Las primeras 48 horas después
Aquí se gana o se pierde la jornada. En las primeras 24 horas envía un mensaje de gracias personalizado que repita lo hablado y proponga un siguiente paso concreto (entrevista, solicitud de plaza, documentación). A las familias inscritas que no acudieron, un mensaje amable ofreciendo otra fecha. Y para quienes no respondan, la secuencia de seguimiento en tres correos evita que el interés se enfríe.
Qué medir después
- Inscritos, asistentes y porcentaje de asistencia.
- Familias que piden plaza o entrevista en los siete días siguientes.
- Matrículas finales atribuidas a la jornada.
- Canal por el que llegó cada familia inscrita.
Los indicadores completos están en los 10 KPIs de admisiones que debes medir cada mes.
Errores que se repiten
- No tener inscripción previa y no saber cuántas familias vienen.
- Atender a todos en un único bloque en vez de repartir en franjas.
- Recoger datos en papel y pasarlos días después.
- Dejar el seguimiento «para la semana que viene».
- No distinguir en el seguimiento entre quien vino y quien no vino.
Cómo apoyarlo en Aulaspot
Con el módulo de Reservas las familias eligen su hueco desde un enlace público y la cita aparece en el Calendario del equipo; el formulario de inscripción crea la ficha de cada familia en el pipeline; y las automatizaciones envían el recordatorio y el agradecimiento sin que nadie tenga que acordarse. Tienes ideas listas para copiar en 8 automatizaciones de admisiones.